Le annotazioni sono postille, note che vanno ad integrare gli atti di stato civile precedentemente formati, nel momento in cui si verificano eventi che la normativa individua come significativi.
Le annotazioni vengono effettuate a margine dell’atto di nascita, dell’atto di matrimonio, dell’atto di morte e dell’atto di cittadinanza.
Le annotazioni, disposte per legge od ordinate dall'autorità giudiziaria, sono eseguite per l'atto al quale si riferiscono, registrato nell' archivio informatico di Stato Civile, direttamente o su istanza di parte. Le annotazioni che sono eseguite in base ad atti o provvedimenti dei quali è anche prescritta la registrazione negli archivi devono essere precedute da registrazione.
In esse sono indicate, per la registrazione negli archivi, l'atto o il provvedimento in base al quale sono eseguite.
Le annotazioni sono datate e sottoscritte dall'ufficiale dello stato civile. Le annotazioni apposte sugli atti iscritti sono riportate su quelli trascritti a cura dell'ufficiale dello stato civile che le ha eseguite. Le annotazioni sugli atti contenuti negli archivi risultano di seguito all'atto cui si riferiscono e di cui costituiscono parte integrante.
L'Ufficio competente annota nei propri registri i provvedimenti giurisdizionali o amministrativi relativi allo Stato Civile di una persona, al fine di renderli efficaci ed opponibili ai terzi.
In particolare, l'Ufficio annota, su richiesta dell'Autorità Giudiziaria o dell'Autorità Amministrativa o di altro soggetto titolato:
i provvedimenti in materia di adozione/affiliazione, inabili-tazione/interdizione/amministrazione di sostegno;
il matrimonio e il decesso;
le sentenze o i provvedimenti in materia di matrimonio, di assenza/morte presunta;
gli atti e i provvedimenti in materia di cittadinanza;
gli atti di riconoscimento di figlio nato fuori da matrimonio e le sentenze che pronunciano la nullità/l'annullamen-to dell'atto di riconoscimento;
le sentenze che disconoscono il figlio concepito durante il matrimonio;
i provvedimenti in materia di cambiamento/aggiunta di co-gnome/nome e di diritto all'uso di uno pseudonimo;
le convenzioni matrimoniali e relative modificazioni;
le convenzioni di negoziazione assistita da avvocati per accordi di separazione/divorzio/modifica delle condizioni di separazione/divorzio già trascritte;
le dichiarazioni di accordo concluse e confermate innanzi all'Ufficiale dello Stato Civile in materia di separazione/divorzio/modifica delle condizioni di separazione/divorzio;
i provvedimenti di rettificazione di atti di Stato Civile già iscritti/trascritti nei registri dell'Ufficio.
CHI PUÒ PRESENTARE LA RICHIESTA
L'annotazione del provvedimento o dell'atto può essere richiesta all'Ufficio:
direttamente dall'Autorità competente (Autorità Giudiziaria, Autorità Consolare, Ministero dell'Interno, Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo) che spedisce tutta la documentazione necessaria;
direttamente da un soggetto titolato (altro Comune, notaio) che spedisce tutta la documentazione necessaria;
direttamente dall'interessato che deve consegnare tutta la documentazione necessaria.
DOCUMENTI DA PRESENTARE
Solo nel caso di richiesta diretta dell'interessato di annotazione di provvedimento o atto, occorre presentare:
un documento di identità in corso di validità;
il provvedimento o l'atto da annotare.
SCADENZA
Nessuna scadenza.
MODALITÀ E TEMPI DI RISPOSTA
L'Ufficio competente riceve la richiesta e valuta la documentazione trasmessa o consegnata. L'istruttoria spesso richiede diversi contatti con le Autorità che hanno emesso gli atti o con l'interessato stesso, procrastinando i tempi di registrazione dell'annotazione.
L'Ufficio competente, solo in presenza delle condizioni necessarie, annota il provvedimento o l'atto, rilasciando i relativi estratti/certificati ed emettendo le connesse comunicazioni di sua competenza ai sensi della normativa vigente.
COSTO PER IL CITTADINO
Nessun costo.
RIFERIMENTI NORMATIVI
·D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n.127.
Legge 31 maggio 1995, n. 218 (Riforma del sistema italiano di diritto internazionale privato)
D.M. 27 febbraio 2001 (Tenuta dei registri dello stato civile nella fase antecedente all'entrata in funzione degli archivi informatici)
Legge 10 novembre 2014, n. 162 (Misure urgenti di degiurisdizionalizzazione ed altri interventi per la definizione dell'arretrato in materia di processo civile)
Circolari del Ministero di Grazia e Giustizia e del Ministero dell'Interno attinenti ed esplicative
